电子会计档案转正 企业成本降低
2016-1-3 0:0:0 wondial电子会计档案转正 企业成本降低
电子会计档案转正 企业成本降低 12月11日，财政部、国家档案局公布了修订后的《会计档案管理办法》(以下简称“新《管理办法》”)，新《管理办法》将于2016年1月1日起施行。12月14日，财政部、国家档案局有关负责人就新《管理办法》进行了详细解读。
业内人士认为，新《管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力，这既有利于提高企业会计信息化管理水平，也为电子发票的全面推广扫清了障碍。
电子会计档案转正
“1984年财政部、国家档案局联合印发了《会计档案管理办法》，并于1998年进行了第一次修订。原《管理办法》实施十多年以来，对规范和加强单位会计档案管理、促进会计工作更好地服务经济社会发展发挥了积极作用。”上述负责人介绍。
但是近年来，随着我国经济社会的快速发展和信息技术的广泛应用，会计档案工作的方方面面均发生了较大变化，原《管理办法》已无法适应新形势。“随着各单位信息化水平和精细化管理的提升，越来越多的会计资料以电子形式产生、传输、保管，形成了大量电子会计档案，需要予以规范。同时，随着会计法律法规的完善，以及档案管理的改进，原《管理办法》的有关表述已不再适用，需要调整或完善。”
据了解，从2012年开始，财政部、国家档案局陆续组织部分信息化程度较高的企业和地区开展会计档案电子化管理试点工作;2013～2014年，财政部、国家档案局、国家税务总局、国家发改委针对电子发票的入账和保管问题多次开展研讨，并组织开展了电子发票及电子会计档案管理综合试点工作。
2014年，财政部、国家档案局着手修订原《管理办法》，形成了征求意见稿，并先后于2014年12月、2015年5月向社会两次公开征求意见;2015年9月，又组织有关专家集中研究讨论，最终形成新《管理办法》。
对此，业内人士向记者表示，根据原《管理办法》，采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。但事实上，目前电子档案管理的法律规范和技术手段已较为成熟，要求同时保存纸质和电子的会计档案意义不大，也大大增加了档案的管理成本。
此外，原《管理办法》的规定也不利于一些新技术的应用。比如，电子发票与传统纸质发票相比，具有“无纸化、网络化、自动化”的特点，自2013年试点以来获得了各方认可。2014年11月，国务院发布《关于促进内贸流通健康发展的若干意见》，明确提出加快推进电子发票应用。然而，电子发票在国内诞生以来一直存在无法作为会计凭证入账的尴尬，在很大程度上降低了被纳税人、消费者接受的程度，成为推广的最大阻碍。
“截至目前，京东华北、华东、西北均为购买自营全品类商品的个人消费者开具电子发票。但是，从试点情况来看，如果开具的电子发票不能被企业拿来报销入账，不能形成闭环管理，将难以实现全面推广。”京东集团税务与资金副总裁蔡磊此前表示。
如今，随着新《管理办法》的落地，电子发票的报销问题得到了解决。业内预计，2016年电子发票将从试点阶段过渡到全面推广阶段，迎来爆发性发展。
有利于降低企业成本
那么，新《管理办法》出台后，到底有哪些积极意义和社会影响呢?对此，前述有关负责人从三个方面进行了解读。
近年来，政府积极推动“互联网+”和“大众创业、万众创新”，我国基于互联网的新业态、新模式蓬勃兴起。为适应这一潮流，新《管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力，电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理，将大大推动电子凭证的在线传递和线上应用，为互联网创新经济发展提供了有力的政策支持。
而随着中国经济发展进入新阶段，减少环境污染和资源消耗已成为各界共识。十八大强调，要着力推进绿色发展、循环发展、低碳发展，形成节约资源和保护环境的空间格局、产业结构、生产方式、生活方式。2015年3月，李克强总理在政府工作报告提出，积极发展循环经济，大力推进工业废物和生活垃圾资源化利用;有序停止天然林商业性采伐。
“新《管理办法》允许符合条件的电子会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存，这将节约大量纸质会计资料的打印、传递、整理成本以及归档后的保管成本，减少社会资源耗费，推动节能减排，形成绿色环保的生产方式。”上述负责人称。
“节省纸张成本只是很小一部分，最重要的还是提升管理效率，”蔡磊也认为，电子发票将对企业全流程电子化运作大有裨益。从生成、管理、寄送等方面来看，电子发票具有纸质发票不可比拟的优势。截至目前，京东已开具2亿张电子发票，节省发票综合成本超过6 000万元。
税务部门人士也表示，电子发票等电子会计凭证对于营造健康、有序的市场环境也具有推动作用，“电子发票有利于管理部门加强监管，这对于平台商户也起到一定的监督把控作用”。
此外，上述负责人指出，国家治理体系和治理能力现代化需要大数据的支撑，要通过广度信息聚合、深度数据挖掘、扁平网络传递，实现决策科学化、管理精细化。新《管理办法》将电子会计档案纳入会计档案范围，将推动电子会计数据的深度开发和有效利用，为政府决策和管理提供更多维度、更具参考价值的信息。
明确电子会计档案管理
记者了解到，新《管理办法》共31条，主要做了以下调整：一是完善了会计档案的定义和范围;二是增加并明确了电子会计档案的管理要求;三是完善了会计档案的销毁程序;四是明确了会计档案出境的管理要求;五是调整了会计档案的定期保管期限，并延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限。
对于电子会计档案管理，新《管理办法》做出以下规定：一是将电子会计档案纳入了会计档案的范围;二是规定满足一定条件时单位内部生成和外部接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存;三是要求电子会计档案移交时将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定;特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交;四是要求电子会计档案的销毁由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。
根据新《管理办法》，单位内部生成的电子会计资料仅以电子形式归档保存的，需满足以下要求：一是电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输;二是使用的会计核算系统能够准确接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的账簿、报表等，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;三是使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，并建立与纸质会计档案的检索关系;四是采取有效措施，防止电子会计档案被篡改;五是建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;六是形成的电子会计资料不具有永久保存价值或其他重要保存价值。
上述负责人称，“单位外部接收的电子会计资料还必须附有符合《电子签名法》规定的电子签名，以确保会计档案的真实性。”
值得一提的是，新《管理办法》将会计档案的定期保管期限进行了调整。对此，有关负责人称，这一方面是为了和国家档案局最新的档案管理期限相衔接，另一方面是为了照顾民事案件诉讼时效最长为20年的需要。
“按照新《管理办法》，将保管期限为3年、5年、10年的会计档案统一调整为10年，将保管期限为15年、25年的会计档案统一调整为30年。其中会计凭证、会计账簿等主要会计档案的最低保管期限已延长至30年，其他辅助会计资料的最低保管期限延长至10年。”该负责人告诉记者。
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