审计档案数字化前处理工作的思考
2016-2-15 0:0:0 wondial审计档案数字化前处理工作的思考
审计档案数字化前处理工作的思考2009年，国家档案局局长杨冬权在全国档案工作会议上指出：“数字档案馆是信息时代档案馆的发展方向，是档案信息细化整体水平的集中体现。”对于审计档案而言，只有实现数字化管理才能适应现代审计技术和经济社会发展的需要，而审计档案数字化建设的基本前提是做好审计档案数字化前处理工作。本文仅就审计档案数字化前处理工作的若干问题作如下探讨。
一、审计档案数字化前处理工作的重要性
首先，有利于促进审计档案管理水平的提高。审计档案数字化前处理工作，是在对审计档案进行扫描等数字化转换前进行的一种专业化技术准备工作，是在充分尊重前人劳动成果的基础上，以适应于审计档案数字化要求为取向的一项兼具回顾性和开创性双重特征的专业性极强的重要业务基础工作。其内容涵盖档案鉴定、基础整理、技术修复、数据著录等多个方面，是对室藏审计档案基础业务进行的一次综合性和系统性的规范，必将促进审计档案保管和利用工作水平的提高。
其次，是审计档案数字化建设的基本前提。做好数字化前处理工作是审计档案数字化建设的基本前提，从某种意义上说可称之为“二次建档”，它与审计档案实体的“一次建档”相比虽有密切联系，但存在明显区别：“一次建档”侧重于档案实体的保存，质量参差不齐，“二次建档”则为了审计档案信息的网上利用，是适应审计信息化的需要，以审计档案信息资源的有效整合为目标，在价值鉴定和开放鉴定等方面要求较高。
第三，数字化的最终目标要求必须做好审计档案数字化前处理工作。在审计档案数字化的推进过程中，目录数据库缺漏、数据混淆等现象导致调出的案卷与利用者的需求不符，诸多问题使得一些数字化成果无法使用。审计档案数字化的最终目标是为了便于利用，如果数字化的成果无法使用，则浪费了人力物力，前功尽弃，毫无意义，而解决这些问题的关键就在于数字化前处理环节。
二、目前审计档案数字化前处理工作中遇到的问题
(一)档案数量庞大，软硬件条件不具备。以笔者所在的局档案室为例，目前室内保管的永久档案792卷，长期档案2045卷、短期档案1007卷。目前市场上较先进的专业扫描仪柯达 i65，具有双流同时输出黑白和灰度，黑白和彩色双面影像的功能，每分钟最多扫描32页。如果档案员利用扫描仪的高速扫描功能，平均1个小时最快扫描1.5卷，按照每天工作6个小时，每周5个工作日，每月22 个工作日计算，仅完成2837卷永久和长期档案扫描任务就需要一年半载，当然，这只是理论时间，实际上，相当多的审计档案纸张鉴于质量和规格，还依赖于平板扫描，全面实现文档一体化还遥遥无期。同时，档案室也在不断的接收新的档案，随着每年“一条鞭”审计项目以及跟踪审计项目的增多，一个审计项目就有几十卷档案的情况相当普遍，档案工作任务越来越重，但是，很多市一级审计局，专职档案员仅配备1人，县一级审计局则大多为兼职档案员，与日俱增的工作强度与档案人员的数量成反比增长。
(二)著录信息不具备检索意义。按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求，如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。但是，在数字化加工项目中发现一些著录项目漏缺、题名不能准确揭示案卷内容等问题，如原卷内目录题名为“审计文书送达回证”，客观上来说，该题名并不错，但不能准确揭示案卷的内容，应明确审计文书的种类一并作为题名才具有检索意义，正确应写成“审计通知书送达回证”、“审计报告送达回证”等。著录信息一定要有检索意义才能便于利用，完全按原卷内目录录入是不可取的。
(三)数字化加工中损伤原稿与保护档案载体有矛盾。档案保管要求保障档案的载体和内容的安全，但是在数字化过程中，保障纸质档案载体的绝对安全是不可能的。我们可以通过严格的借阅手续避免档案少卷，可以通过详细的拆卷、扫描登记来保证档案不缺页，但是高速扫描下对文件原稿的损坏却无法避免。所以，要开展纸质档案数字化工作，必然会造成损伤原档案。
(四)扫描时易造成卷内原文挂接时顺序混乱，“文不对题”现象。审计档案数字化工作中，普遍的做法是利用档案管理软件首先录入案卷级目录，紧接着录入文件级目录，最后扫描和挂接原文。在纸质审计档案数字化的实际工作中，会发现一些案卷内的文件和已录入的卷内目录不能一一对应，存在有目录无文件和有文件无目录的现象，批量扫描时扫描人员不可能全部一一对照，这样就造成了卷内原文挂接时顺序混乱，“文不对题”。虽然这是目录著录不够细致造成，但是这种不细致的现象并不少见。在基层审计机关的档案室，案卷中卷内文件目录存在很多抄写不规范，漏、多、省的现象，一些做目录录入的同志过于依赖原有的卷内文件目录，直接影响了纸质审计档案数字化的质量。
三、四点措施切实做好审计档案数字化前处理工作
(一)软硬件配置到位。审计档案数字化的实现前提是计算机硬件设备、软件及人力资源的有机结合，因此，要做到以下三点：一是配置档案数字化建设所需的专用电脑、软件、光盘刻录机、扫描仪等现代化设备和专用的档案管理软件系统;二是要配备具备一定档案专业知识又熟练掌握现代化办公设备的人员兼职负责全局审计档案数字化处理工作，同时，在各处(科)室确定兼职的审计档案数字化处理人员，形成工作网络。三是需要具备计算机专业技能的人员与具备审计专业技能的人员密切结合，在现有计算机硬件与软件技术的支持下，使数字化后的审计档案最有效率地服务于审计工作需要。
(二)合理确定审计档案数字化的范围。开展审计档案数字化工作一定要鉴定现行，坚持以“应用”为导向，根据“利用优先”的精神来确定审计档案数字化工作的轻重缓急。由于审计档案数字化的财力和人力相对有限，应将形成时间早、影响较大，使用价值大、利用频率高、具有典型意义、保管期限长的审计档案应作为数字化的首选，可以抽出业务精通、知识结构牢固的骨干成立鉴定工作小组，对审计档案进行挑选。
同时，要注意的是审计档案数字化应尽可能减少信息冗余余。如重复文件等可不再进行扫描等，但也不可人为割裂档案数据的前后形成关系，如应将正文、定稿、草稿等不同版本的档案一同扫描，否则不利于研究审计档案的历史形成过程。
(三)正确选择审计档案数字化前处理的操作方法。
1.要做好摸底调查并做好登记统计。例如对严重破损的卷皮、卷盒进行更换，对破损、霉变、虫蛀的档案做出标记，进行修复处理，把审计档案数字化前处理工作与破损档案的抢救修复工作结合起来，借助数字化的东风，把审计档案的基础工作做扎实。
2.树立数字化是为了更好的保护档案的正确观点。首先，档案保管的最终目的是为了今后的开放利用，纸质审计档案数字化也正是为了更广泛地开发利用，两者的目标是一致的;其次，纸质审计档案的数字化还有利于延长审计档案内容存在的时间，毕竟纸张的寿命是有限的，但是经过数字化处理的审计档案可以存在多种载体上，并可以自由转移，客观上起到了保护审计档案，延长档案寿命的作用。
3.区别对待不同纸质的扫描。档案纸质较好、页面平整、纸张厚薄和弹性适中，单张档案不影响翻阅的，可以裁开高速扫描;档案纸质较薄、弹性差、裁开后单张翻阅易损坏的，不能裁开的，仍采用平板扫描或者套上保护膜利用高速扫描通道的双面扫描功能逐张扫描。
(四)巧妙应对审计档案数字化加工中“文不对题”现象。
1.逐件扫描，规范命名。在原文扫描中既要批量加工提高速度，又要重视质量保证顺利挂接到档案管理软件，因此原文扫描要逐件进行，以件为单位批量扫描，切不可为了提高扫描速度以卷为单位进行大批量处理。数字化后的影像命名直接关系到今后的原文的挂接、查询和开发利用，一定要准确、清晰。《纸质档案数字化技术规范》规定，纸质档案目录数据库中的每一份文件，都要有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像命名。
2.原文先行，及时纠正。如果先扫原文后著录，那么这种“文不对题”的问题可以及时发现，后来著录的同志就可以根据标注和修改后的卷内文件目录，正确录入。笔者认为，基层档案室室藏档案的数字化工作可以原文先行。对于已经确定在数字化扫描范围内的档案可以先录入案卷目录，然后扫描原文，对在扫描原文过程中发现的问题及时纠正，最后按照纠正的卷内文件目录著录。同时，目录录入和原文脱钩，也有利于组织力量同时开展这两项工作，提高纸质档案数字化的效率。如果先录目录，必须要按照《档案著录规则》的要求，仔细核对原文，按照原文进行著录，并在案卷的卷内文件目录上纠正不规范的地方，以便后来扫描原文的同志知晓。
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