中小企业如何有效实施会计电算化
2019-3-2 8:0:0 wondial中小企业如何有效实施会计电算化
中小企业如何有效实施会计电算化会计电算化是现代企业信息管理系统的一个重要的组成部分，包括了现代信息管理技术在会计领域的开发、使用、培训、服务、制订和执行法规制度以及实施微观与宏观管理会计业务和会计管理现代化的全部。随着现代经济的飞速发展，传统的会计信息处理已经远远不能满足企业管理、决策的需要。我国中小企业的信息意识差，信息管理技术落后，信息利用率低，在竞争中处于极为不利的地位。面对新的经济形势，中小企业应统筹规划，将会计电算化工作的软硬件合理配置，提高信息处理能力。
一、中小企业会计核算的特点
(一)会计核算主体界限不清
企业产权与个人财产界限不清，中小企业的经营权与所有权的分离远不如大企业那么明显，尤其中小企业中的民营企业，投资者就是经营者，企业财产与个人家庭财产经常发生相互占用的情况，给会计核算工作带来困难。
(二)会计基础工作薄弱
我国中小企业的会计比较薄弱，主要表现在以下几个方面：
1.会计机构与会计人员不符合会计规范。在企业会计机构设置上，有的独资小企业干脆不设置会计机构，有的企业即使设置会计机构，一般也是层次不清、分工不太明确。在会计人员任用上，小企业最常见的做法是任用自己的亲属当出纳，外聘“高手”作兼职会计，会计从业人员资格认定及规范考核的问题也很多，会计无证上岗现象严重，会计主管不具备专业技术资格的现象不胜枚举。
2.建账不规范或不依法建账，会计核算常有违规操作。中小企业有些根本不设账，以票代账，或者设账，但账目混乱。还有相当一部分中小企业设两套账或多套账。据有关人士在一次问卷调查研究中得出，中小企业存在两套账的比率高达78。36%，这表明我国中小企业会计信息严重失真。
3.内部会计监督职能没有发挥出来。内部会计监督要求会计人员对本企业内部的经济活动进行会计监督，但是中小企业的管理者常干预会计工作，会计人员受制于管理者或受利益驱使，往往按管理者的意图行事，使用会计的监督职能几乎无法进行。
4.制度缺失。中小企业内部牵制制度、稽核制度、定额管理制度、计量验收制度、财务清查制度、成本核算制度、财务收支审批制度等基本制度，总的来说残缺不全;或者虽有其中几项制度，实际工作中执行不到位，也导致外部监督困难重重。
二、小企业会计电算化的现状
目前我国小企业占国内全部企业数的一半以上，主要分布在高科技领域和第三产业。但是他们的会计电算化实施情况却不容乐观，而且绝大部分程度偏低，无法享受会计电算化带来的优越性。
(一)小企业会计电算化的实施存在的问题
由于我国的特殊国情，改革开放刚三十年，我国小企业在会计电算化的道路上还有很多问题亟待解决和完善，在会计电算化的实施过程中存在诸多的问题。
1.我国电算化事业起步较晚，人们的思维观念还未充分认识到电算化的意义及重要性。多数企业电算化都是应用于代替手工核算，仅仅是从减轻会计人员负担、提高核算效率方面入手，根本未认识到建立完整的会计信息系统对企业的重要性，使现有会计提供的信息不能及时、有效地为企业决策及管理服务。
2.财会专业人员计算机知识的欠缺。一般会计人员所掌握的知识、理论仅能满足手工会计核算，而会计电算化的应用对会计人员提出了更高的要求。一般会计人员业务经验丰富，但计算机专业知识却很匮乏，难以胜任用计算机处理会计业务工作。这个问题已成为企业快速实现会计电算化的障碍。
3.会计软件通用性差、集成化程度低。近几年不少财务软件厂商基本是一套软件使用于不同类型、不同规模的用户，对行业特征和单位的核算特点考虑不够，导致不少施行电算会计的单位，仍要会计人员做大部分的辅助工作，致使一些企业对会计电算化处于观望之中，而仅就会计电算化系统看，其材料、工资等各核算子系统之间又彼此分隔，缺乏会计数据传输的实用性、一致性和系统性。
(二)小企业会计电算化的特点
针对我国的基本国情，会计电算化事业的发展有其自身独特的地方，其过程中也经历了沟沟坎坎。
1.会计电算化广泛普及，但发展不平衡。随着计算机在各个领域中广泛应用，使其在会计方面的应用也逐步显示出其优越性，从而得到了众多会计工作者的青睐，并广泛应用于会计工作的各个环节。总的来说，会计电算化在我国已基本普及，但由于各地区、各企业的实际情况有较大的差异，导致了我国会计电算化发展的不平衡。
2.会计电算化网络系统发展迅速，但其安全机制有待加强。我国会计电算化从“各自为战”的单机操作到会计软件网络化的实施，取得了较为显着的成效。但随网络系统更进一步的发展，会计电算化在信息安全方面有较大隐患：在外部有计算机病毒和网络黑客的攻击等;在内部有软件本身的缺陷，计算机内部控制制度的不完善，将导致会计数据的不完整性、会计工作内部控制失效，这些是会计电算化继续发展要解决的问题。
3.会计软件已商品化，但与企业的其它信息系统孤立。会计信息系统是属于企业信息系统的其中一个子系统。从管理的角度点来认识，会计信息系统本身就是“管理型”的。但是现在财务软件还是只注重“核算”职能，而忽视了会计的“管理”职能。
4.软件功能单一，数据共享程度不高。我国基层单位使用的财务软件有自己开发和商业购买两类，其中又以商业购买的财务软件为主，但是目前财务软件之间的不统一，不兼容性。导致了一系列的问题存在，特别在同一行业内部，由于未从行业的整体角度出发，各下属单位使用的财务软件品种多，各种财务软件的数据接口，使用方法不一致，就导致了报表汇总、数据查询、数据转输的不方便。
5.硬件的布局不合理。我国大部分的基层单位都在开展会计电算化工作，但有些单位为盲目的追求会计电算化的实施程度，而“重硬轻软”盲目的从追求硬件的超前性着手，导致该单位的硬件购置，布局严重的不符合企业规模，不从成本效益原则出发，不从业务性质及管理目标出发，形成了资金的严重浪费。
三、中小企业会计电算化的组织与实施
企业会计电算化实施方案：
1.建立领导小组和系统组
开展会计电算化是一项系统工程，涉及单位内部的各个方面，需要协调各方面的关系，需要单位的人力、物力、财力等多项资源配合。因此，应当建立领导小组和系统组，精心组织，周密部署，统筹规划。
2.制定会计电算化发展规划
(1)制定单位的管理信息系统规划与进程。会计电算化是单位管理信息系统的一个重要组成部分，所以应首先结合单位的实际情况和需要，制定管理信息系统的总体规划和发展进程，整个发展进程分几个阶段，明确各阶段的工作目标、要求和进度等。
(2)资源的配备计划。应根据本单位计算机会计与管理信息系统的总体规划和要求，考虑各阶段需要资金和人力资源的数量，安排资金使用计划和人力的配置，作出各阶段的预算及人力、物力的总体安排。
(3)会计电算化的组织建立、工作分工及考核办法。实现会计电算化，会计组织要发生较大变化，应对会计岗位划分、相应组织的建立作出具体安排。如电算主管、审核记账、软件开发、计算机软硬件维护、档案管理等，分工明确，建立组织，制定相应的责任目标和绩效考核办法。
3.组织会计电算化的实施步骤
会计电算化系统是一人一机管理系统，因此，会计电算化的组织与实施必须紧紧围绕计算机硬件、会计软件、人员组织及管理等几个方面展开。
(1)计算机硬件配备与布局
计算机硬件与布局是指计算机及其外部设备的联结方式，计算机设备的多种不同的联结组合方式，构成了不同的信息系统体系结构，也决定了计算机的工作方式和总体功能。目前，常见的硬件结构有单机结构、多机松散结构、多用户结构、客户机/服务器网络结构、Internet/Intranet(企业内联网结构)几种。
(2)会计电算化系统软件的配备
会计电算化系统软件可包括数据管理系统和会计核算软件。数据库管理系统主要提供对数据的处理功能，包括：数据的存储、筛选、查询等功能(如Oracle、Vfp等);会计核算软件是本系统的应用软件(如用友财务与企管软件、金蝶财务软件);目前会计软件可分为专门开发的专用软件(如管家婆财务软件)和商品化的通过软件(如金碟财务软件)。在购买商品化会计核算软件时，应遵循以下原则：
一是会计软件的特点是否与单位业务相符，例如工业企业有关生产成本核算的要求，商品流通企业中批发企业的按进价核算，零售企业按售价核算等。二是会计软件信息处理流程是否符合本单位的会计核算要求。三是会计软件能否保证企业发展的需要。随着改革的深入，会计工作也必须适应和满足这些不断提高的要求。一个软件是否能够适应发展的需要，应该从两方面来考虑：一是软件是否有可扩充的余地，二是软件开发公司是否具有继续升级软件的实力和愿望。四是会计软件性能方面的要求。软件性能方面的要求包括会计核算软件与计算机硬件、操作系统以及汉字系统的适应能力;软件本身操作的简便性、系统运行的速度。
4.搞好会计电算化人员的培训
会计电算化是一项系统工程，不仅涉及财会部门和财会人员，还涉及到单位内部各个部门和相关人员，需要具体有新知识结构的人才来完成会计电算化的组织、实施、开发和应用等工作。因此，财会人员素质的高低直接关系着会计电算化工作的成败，是一项极其重要的工作。
5.制定会计电算化管理制度
会计电算化管理制度，是保证单位会计工作有序进行的重要措施，也是会计电算化工作成功的基础。实行会计电算化后，会计核算工具与程序、会计数据与信息的表现形式、会计档案的保管方式都发生了很大的变化。制定会计电算化管理制度时，除了要遵守手工会计管理制度的基本原则外，还要考虑会计电算化系统的特点。会计电算化管理制度的基本内容是：会计电算化岗位责任制、会计电算化操作管理制度、计算机硬件、软件和数据管理制度、电算化会计档案管理制度，应根据这些特点和手工会计条件下《会计档案管理办法》的要求，制定本单位会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度，做到科学管理、安全保密、查找方便、严防损失。
6.会计电算化系统运行
(1)会计电算化系统的试运行阶段。经过上述的工作，已经基本完成了会计电算化系统的建设，在开始使用或改变使用新的会计核算软件时，应认真学习《会计核算软件操作说明》，充分理解并掌握软件提供的每一个功能的含义及操作使用方法，完成软件与本企业业务的适配。
(2)会计电算化甩账过程。这是会计电算化工作开展的一个必经阶段，在经过一段时间的试运行，核算单位可以考虑甩账工作。现行规定中：“用电子计算机进行会计核算与手工核算同时运行三个月以上，取得相一致的结果。”才能通过验收甩掉手工账。
7.会计电算化系统维护
系统投入使用后，系统维护人员要对系统不断进行个性和日常保养，保证系统长期稳定并不断完善。其主要有以下几方面的内容：程序维护、数据文件维护、代码维护、硬件维护。
四、中小企业会计电算化的发展展望
经过近20年的实践、探索，我国会计电算化事业取得了很大的发展。会计电算化随着电子计算机技术的产生而产生，也必将随着电子计算机技术的发展而逐步完善和发展。可以预见，电算化会计将出现或可能出现以下发展趋势。
1.会计电算化与管理会计系统相结合，促进企业管理信息系统的建立和完善
目前，我国会计电算化还处于会计核算电算化的水平，或者说，现在仅仅实现了财务会计的电算化。财务会计电算化还不是完整意义的会计电算化。因为，企业会计包括财务会计和成本与管理会计两大分支。所以，完整意义的会计电算化应该是财务会计和管理会计的全面电算化。企业应在实现财务会计电算化的基础上不失时机地推进管理会计电算化，解决管理会计手工操作难的问题，这里应特别强调会计电算化不是简单的财务会计电算化加管理会计电算化，而应该是财务会计与管理会计结合后的电算化，即企业应同时建立两个子系统并予以有机结合，以便运用财务会计资料，建立适应管理需要的会计模型，使电算化会计从核算型向管理型发展，从而推动整个企业管理信息系统的开发，这样才能促进管理会计在企业中的推广应用，真正实现会计的核算职能、管理职能和控制职能。
2.获得普遍推广和应用，大范围的信息处理网络得以建立
电算化信息处理从形式上看是信息处理手段的变化，实质上却是生产方式的转变，是一种先进的生产力，因而具有广阔的发展前景。随着经济的发展及人们对电子技术认识的加深，它必将获得普遍推广和应用;同时，随着网络技术的发展，大范围的会计信息处理网络也必将建立。这就要求企业注重运用科学的理论和方法改善其经营管理，尤其是财务管理，我国软件开发公司推出了“网络财务”战略，为企业能适应时代要求的“数字神经系统”提供了初步解决方案。无疑，“网络财务”将成为会计电算化发展新趋势。
3.会计人员业务水平不断提高
我国的会计电算化虽然取得了很大的进步，但是与国外相比，还存在着一定的差距，所以要加大发展的力度，培养高科技的计算机人才，来开发计算机软件，要提高会计人员的电算化水平，培养一批既懂计算机又懂会计的人员，来适应会计电算化的发展。提高会计人员的整体水平，在我国电算化事业中要吸取国外的一些先进经验，不断总结、不断进步，会计电算化人员要为我国会计电算化的发展贡献自己的力量。
4.促进会计自身发展和变革，推动会计电算化在新基础上进一步完善和发展
一定意义上讲，会计电算化产生和发展的过程，也是突破传统会计观念，对现行会计理论和方法提出新问题、新课题，以及研究和确立新的理论和方法的过程。这些影响只是渐进性的，但从长期看，随着电子技术的飞速发展和电算化信息系统的普及应用，新的问题和新的课题将不断出现，对新课题进行深入研究，必将形成新的会计理论和方法，而新的会计理论和方法的确立，又将使会计电算化在新的基础上获得进一步完善和发展。
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