中介审计机构信息化现状与解决方案
2019-4-10 8:0:0 wondial中介审计机构信息化现状与解决方案
中介审计机构信息化现状与解决方案【关键词】中介审计机构 信息化 数据集中管理 协同工作
【摘要】现有的行业软件存在的问题和工作模式因素，导致中介审计类社会中介机构整个行业的信息化水平仍然停留在半人工半软件的状态。VA虚拟应用管理平台解决方案，能够很好地把该类机构的业务流针对性地整合起来，根据自身实际量身搭建，从而在业务中更多的体现合伙人的管理理念和标准化的工作程序，实现行业软件集中管理、远程接入应用、异地协同工作、工作底稿及时审核、数据(文档)的集中存放、形成电子档案方便调阅和查询，同时还具有工作任务管理等辅助功能，给经济鉴证工作效率和质量的提升提供了云计算时代的有效解决办法。
一、 背景概述
所谓中介审计类社会中介机构是指包括会计师事务所、资产评估机构、土地评估机构、工程造价咨询机构、以及其他鉴证机构等在内的独立社会中介机构。
中介审计机构在国民经济发展过程中扮演着重要的角色。随着中国改革开放三十多年来经济建设的高速发展，中介审计类社会中介机构也得到长足发展。特别是计算机技术、软件技术等信息化理念的引入大大改善了中介审计机构的工作手段，不仅缩短了现场工作时间，提升了工作效率，还从广度、规模、规范性上有了显著的增强，让经济鉴证工作增添了活力。
以会计师事务所为例，事务所在审计工作流程中，计算机信息化审计手段的利用程度，其发展大致经历了人工模式(纯手工填写印刷好的工作底稿以完成现场审计，电脑只起打印报告的作用)、EXCEL表格工作模式(半自动模式，审计小组成员用EXCEL制作的工作底稿模板录入数据完成大部分现场工作，而后整合提交，完成报告)、软件工作模式(自动模式，针对可获得电子化财务数据的企业，软件自动抓取相关数据，并按设定的规则进行必要的数据分析，最后自动形成工作底稿)三个阶段。就目前而言，面对“海量”的财务数据和被审计企业电算化程度的提高，纯手工模式已经基本没有了，但完全采用“软件工作模式”的事务所还是少数，大量的事务所还都在使用EXCEL表格工作模式这种半自动的方法。
由此不难看出整个行业的信息化水平仍然停留在半人工半软件的状态，这就给数据(文档)集中管理、工作底稿及时审核、协同工作以提高工作效率和审计质量，都带来了客观的障碍。
二、 问题分析
中介审计机构开展业务活动信息化程度不高的原因，是因为现有的行业软件和工作模式存在诸多问题：
1. 现有的行业软件扩展性差，软件架构不够灵活
随着社会主义市场经济的不断发展，新兴的经济活动不断增多，而原来旧的法规制度已不能适应经济的发展，所以，近年来国家相应机构在不断完善、调整相关的制度、法规，体现在财税方面的制度政策变化更多。而作为中介审计行业，其工作依据就是被服务对象所在行业执行的制度和相关规定，以及中介审计机构本身要执行的行业准则(如注册会计师审计准则)。因此，对于现成的行业软件来说两年左右就面临着一个大的更新换代，且这种换代不是对软件做简单的升级就能完成的。要完成工作要求，中介审计机构(如事务所)只能选择重新购买符合新行业标准的软件。因此模块固定，扩展性差的行业软件就很难在行业中得到广泛应用。这也就是绝大多数的中介审计机构还都在采用电子表格的半自动化方式工作的主要原因之一。
2. 现有的行业软件操作复杂，人员操作技术要求高
中介审计机构毕竟不是软件公司，人员操作水平有限，很多功能设计看似较强的行业软件，由于在设计之初专业使用人员的参与度有限，故成品软件存在操作水平要求过高，操作难度过大，操作界面不友好等等原因，致使其最终无法较好地得到用户的认可。
3. 业务流程单一无法满足事务所的个性化需求
中介审计机构涉及的业务广、行业众多，以会计师事务所为例：其涉及的业务包括：审计、验资、会计咨询、会计服务、评估等很多业务，专业性的行业软件很难满足所有业务的需求;而不同的事务所重点主营的业务又各不相同，因此事务所往往希望在业务流程上有灵活的选择，而模块化设计的行业应用软件根本无法满足这种要求。
4. 难以实现企业相关经营数据、审计小组成员工作底稿的集中管理
从事审计工作的人员，其相当一部分工作是要在现场完成的，由于工作所涉及的数据关系到用户的经营情况、资产负责情况等重要的财务信息，作为承接业务的中介机构有义务替客户保密，同时为方便工作和日后的查阅也希望能够对审计数据和资料集中管理，即使人员流动也不会导致审计数据被个人带走，但是由于需要移动办公，很多时候不得不将工作的数据资料通过笔记本终端、U盘等移动设备带来带去，工作数据资料的集中管理根本无法实现，而一旦发生设备丢失、人员离职、跳槽等情况很难保证客户资料不会被泄露。
另一方面很多机构(事务所)都有许多挂靠的非正式编制的“注会”、“注评”等高级人才做顾问，这些人员信息、资质年审等方面的集中管理，甚至工作台账的集中管控与方便使用，业务拓展的跟踪和考评等也是一件非常棘手的问题，管严了影响工作效率，松了管理就形同虚设，目前没有任何一款行业软件产品可以解决这个难题。
5. 无法实现在线协同工作，工作效率低
作为当前主流的工作方式是采用EXCEL表格进行工作，每个人都操作栏目结构相同的报表，只是不同人员操作不同的报表项目(比如，固定资产、应收账款等项目)，如此，后期要形成一个统一的电子表格还需要将每个人工作的表格汇总到一个“工作簿”中形成最终的电子审计底稿。这样的过程既繁琐，又不能实现表格之间的相互引用，而且在审计底稿中会有大量的重复的数据存在，其核心原因是审计底稿的形成过程无法多人协同，造成工作底稿质量不高、影响进度和工作效率。 综上所述，中介审计机构的工作特点是工作数据量大、工作流程复杂、工作方式灵活、工作环境多样、数据安全要求高、灵活管理需求迫切等。中介审计机构需要一种架构灵活的、扩展性极强的、高度协同的、灵活接入的协同工作平台。显然，现有的行业软件无法满足上述要求，我们需要新的方案——VA协同工作平台。
三、 VA协同工作平台解决方案
1. 平台概述
VA协同工作平台是一个数据和应用大集中的信息资源管理平台。构建这个平台的基础，是“VA虚拟应用管理平台”。一个平台管理多个系统，实现各部门协同工作;数据集中业务集中，整合工作流程，提供标准化的操作数据表操作，提升工作效率。
所有的工作数据都由平台集中管理，用户不管身在何处，都可以随时随地的使用身边的便携式终端(如：智能手机、笔记本、平板电脑等)通过互联网(加密传输)登录平台工作，数据文件集中存储，由公司统一管理;多人同时登录，可同时编辑同一张表格就能实现协同工作。
2. 实施方案
其次，在所有部门和项目小组成员的计算机上安装VA平台的客户端，并进行配置(服务器地址、端口号以及个性化配置);
最后，在路由器上设置端口映射和流量控制策略，保证外网用户高速接入VA平台服务器，提供协同工作。
3. 功能介绍
本管理平台包含：审计底稿、报表协同工作系统、任务管理工作系统、文件管理工作系统三个独立的固定模块;同时还兼容(发布和管理)大部分现成的行业软件如工程造价软件、财务软件、审计软件等。主要功能包括：
● 文件集中管理
本平台采用服务器计算的模式，所有数据都在服务器上保存，员工带不走，同时还可以根据不同的用户身份设置不同的文件访问权限，非权限内的文件不可见。
● 工作任务管理
领导通过任务管理系统向下属布置工作任务，并且可以指定工作要素，如：完成时限、重要紧急事项的权重、执行人、协助人等等信息。执行人(协助人)在各自的待办事项中可以实时查看需要完成(协助)的工作内容，对同类的工作内容，可以查阅以往的完成情况，从而保证领导交办任务的及时、高效完成。
● 软件集中管理
中介审计机构的业务内容涵盖了审计、评估、咨询等，随着信息化程度的提高，产生了很多对应业务的专业软件。在没有专业的信息中心的情况下，这些软件的维护、更新很成问题，常常需要直接联系厂商进行直接维护，费用高、影响工作。采用集中发布的方式，所有的操作都变得简单了，即使需要厂商协助，也可以远程完成，节省维护时间和维护成本。
● 远程接入应用
目前中介审计机构(如事务所)的业务大都采用单机的方式完成，所以协同度不高，特别是甲方在外地，做必要的现场办工，常常是需要回到公司以后才能与其他同事协同完成工作或者复核对方工作底稿，影响工作进度;同时，会计师在外根本无法查找在公司服务器上的历史数据，以便做对比分析，产生了诸多不便，这些都直接降低了工作效率。远程接入让一切变得简单高效，通过部署VA协同工作平台，即可以随时随地安全便捷的完成工作了。
● 多平台支持
随着移动终端的快速发展，用户对终端设备的选择呈现多样化的趋势，用户可以采用手机、笔记本、平板电脑等设备而操作系统也是花样繁多如：安卓系统、苹果MAC及IOS系统、微软Windows系统、Linux系统等，几乎所有专业软件都无法开发完成支持所有的设备和系统的产品，通过VA虚拟应用管理平台的多平台支持功能就可以轻松平滑的实现这项看似不可能的工作。
● 多重身份验证
数据安全是中介审计机构(事务所)最为关心的问题。数据集中管理后，数据本身的不安全存放和由于员工拷贝携带所带来的安全问题已经完全解决，剩下的问题就是要把好接入平台用户的身份认证这道关了，VA协同工作平台提供了包括：动态密码卡、UDKEY、接入防火墙、用户绑定、审计日志在内的多重安全机制以确保接入用户身份的合法性，为使用者把好身份认证这道关。
4. 平台价值
● 工作底稿的协同工作方便了审计工作底稿在各小组成员之间的交互;
● 简化了审计软件等专用软件的安装、维护、升级流程;
● 提升审计工作效率、降低机构的IT拥有成本;
● 审计底稿和审计数据集中管理，便于维护，整理，备份和调阅;
● 避免了审计人员的电脑因各种问题出现的数据丢失、录入的工作底稿数据意外损坏从而影响整个工作进度的问题;
● 保证数据安全，即使笔记本丢失也不用担心委托人的信息泄露;
● 任务管理，规范工作流程，保证任务的及时完成，并实现任务的可追溯。
(作者的单位：陕西益和信息技术开发有限责任公司)
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