用友UFO报表系统应用问题及对策

2016-1-9 0:0:0　wondial

用友UFO报表系统应用问题及对策

　　【摘要】:针对利润表和资产负债表编制中存在的问题，本文以用友UFO报表系统应用为例，分析问题产生的原因，提出解决问题的办法，以例说理，以理释疑，以帮助有关会计人员提升会计报表软件应用的能力。

　　会计电算化的普及得以将广大的会计人员从繁杂的会计事务中解脱出来，极大地提高了会计工作效率。但是，由于会计人员应用软件的水平问题，加上我国经济发展的复杂性和多样性，不同企业的会计业务复杂程度不等，会计软件应用中不可避免地存在着问题。本文以用友UFO报表系统应用为例，阐释利润表和资产负债表编制中存在的一些问题及其解决办法，希望能够为有关会计人员提供帮助或启发。

　　一、利润表编制中的问题及其解决办法
　　1. 利润表编制错误的两类结果。第一类，生成的利润表数据错误。直接利用软件系统内置模板生成利润表，但是利润表中的某项数据与账簿查验数据不一致。第二类，无法生成利润表，或者说生成的利润表是一个没有数据的空表。
　　2. 问题分析与解决。使用UFO报表系统编制利润表有三种模式：采用系统内置的模板来编制;采用自定义模板来编制;对系统内置模板修改后再编制。不论采用哪种模式，核心问题是报表取数公式的设计。利润表有关项目是根据损益类账户的发生额填列，软件厂商据此来设计报表模板中的账务取数公式。其实，准则及制度所规定的发生额应该是发生的净额，即净发生额。在会计电算化下，用户必须正确地“指挥”计算机从账务系统中取到净发生额，才能正确地编制出利润表。要判断利润表编制结果有没有问题以及是什么问题，必须清楚地认识会计电算化条件下利润表数据填列的来龙去脉。
　　(1)FS发生额函数在利润表编制中的应用及其限制条件。FS发生额函数的功能是取账务系统中指定账户、指定会计期和指定方向的发生额。例如，=FS(“6603”，月，“借”)，其意义是取6603科目(财务费用)当月借方发生额。如果损益类账户在期末结转前只在单一的本位方上有发生额，那么不论是在期末结转之前还是结转之后，其本位方数据就是应该填列到利润表相应项目中的数据。软件系统内置模板中的公式就是取本位方的发生额，此时可以正确编制利润表。值得注意的问题是，如果不能保证每个月都是这种情况，那么这种方法就不具有普适性。
　　在期间损益结转前，如果损益类账户在借方和贷方均有发生额，单纯地利用系统内置的模板是不能正确编制利润表的，这是因为系统内置的模板只取一个方向的发生额，另一个方向的发生额必然遗漏。如果修改模板中的公式，将本位方反方取数作为本位方的抵减项添加到公式中，其结果为净发生额，就没有问题了。简化一下，直接使用JE净发生额函数可以达到同样目的。此时，期末余额等于净发生额，因此也可以利用QM期末余额函数取数，达到同样的目的。
　　通过修改模板中的公式，问题得到解决，但是隐患也伴随而来。因为在期间损益结转后，如果在利润表编制窗口中执行了整表重算或整页重算功能，将造成利润表所取数据为0的现象。之所以形成数据为0的现象，是因为期间损益账户期末结转后借方和贷方都相等，此时的净发生额为0，余额也为0，所取数据当然为0了。新数据一旦覆盖了先前生成的数据，就形成了数据为0的空表。这说明，FS函数(借贷方)、JE函数、QM函数的取数时机只能是在期末损益类账户数据结转到“本年利润”账户之前，而且使用FS函数时必须考虑借贷双方的取数问题。
　　(2)TFS条件发生函数在利润表编制中的应用及其应用前提。如果期间损益的结转工作已经完成，而且在结转前借贷双方均有发生额的情况下，若采用FS发生额函数进行单一方向取数，提取数据与实际应该填列数据相比，会发生数据虚增问题。如果此时取净发生额或余额，因为借贷已经平衡，所取数据只能为0，也不符合正确取数的要求。
　　在这种情况下，我们可以利用TFS条件发生函数的功能实现正确取数。TFS条件发生函数的功能是取期间损益结转凭证上某账户实际结转到“本年利润”账户的数额。例如，=TFS(“6603”，月，贷，“结转期间损益”，“==”)，其意义是：从期间损益结转凭证中取“6603”(财务费用)科目的贷方发生额，并且凭证摘要为“结转期间损益”。TFS函数中，参数“==”的意义为精确匹配摘要，这意味着公式中的第4个参数(摘要内容)必须与期间损益结转凭证中的摘要内容保持绝对一致。假如“财务费用”账户期末结转前，借方发生了93 000元的利息和手续费，贷方发生了3 000元的汇兑收益。期末结转后，“财务费用”账户贷方增加90 000元，“本年利润”账户借方增加90 000元。利润表中“财务费用”栏目要填列的数据应该是90 000元。期末结转后，“财务费用”账户的借方发生额和贷方发生额都为93 000元，账户余额为0。
　　由此可知，如果在期间损益结转工作完成后取“财务费用”账户的借方发生额，那么结果是93 000元;如果取净发生额或余额，那么结果都是0;如果取结转凭证中的结转数额，那么结果是90 000元(借：本年利润90 000;贷：财务费用90 000)，这个90 000元就是我们所称的条件发生额，也就是要填列到利润表中的正确数据。
　　需要注意的是，如果在期间损益结转前使用TFS函数取数，由于结转凭证还没有生成，那么使用TFS函数是无法取到数据的。这说明，TFS函数的取数时机只能是在期末损益类账户数据结转到“本年利润”账户之后。

　　二、资产负债表编制中的问题及其解决办法
　　资产负债表编制结果不正确的主要表现是报表数据的不平衡。
　　问题分析与解决：
　　1. 编制报表前，存在未记账凭证。毫无疑问，如果月末存在未记账的凭证，说明本月业务尚未处理完毕，此时编制资产负债表是有问题的。
　　2. 编制报表前，“制造费用”账户存在余额。制造费用在月末应分配结转到成本对象中，增加存货的价值。如果月末“制造费用”账户存在余额又没有结转走，就意味着资产负债表中的存货少数据，制造费用在资产负债表中又没有“容身之地”，编制的资产负债表不可能平衡。
　　3. 编制报表前，损益类账户存在余额。本月损益类账户结转的结果是形成本月的利润，本月利润反映在“本年利润”账户中，本年利润在年终利润分配之前构成企业的留存收益，具体反映在资产负债表的未分配利润项目中。如果本月损益类账户存在余额，将意味着资产负债表中的未分配利润项目数据有误，损益类账户的余额在资产负债表中也没有“容身之地”，结果将造成资产负债表的不平衡。
　　4. 编制报表前，“待处理财产损溢”账户存在余额。《企业会计准则》规定，企业的待处理财产损溢应在期末结账前处理完毕，处理后无余额。资产负债表中没有设置“待处理财产损溢”的填列项目，如果月末“待处理财产损溢”账户未进行调账处理，也将影响资产负债表的编制。
　　5. 其他流动资产和其他流动负债取数公式遗漏。如果企业有代理业务发生，并且企业执行《企业会计准则》，当使用系统提供的内置模板编制资产负债表时，由于模板中其他流动资产项目和其他流动负债项目没有设置“代理业务资产”和“代理业务负债”的取数公式，将造成数据的遗漏，进而影响资产负债表的平衡，用户必须相应地添加取数公式。
　　6. 未分配利润取数公式设置不完整。“本年利润”账户在年终结转前，也属于未分配利润的范畴，因此，资产负债表中的未分配利润数应包括“利润分配”和“本年利润”两个账户余额之和，但是系统内置模板只取“利润分配”账户的余额，没有设置“本年利润”账户的取数公式，应予以添加。在实际工作中，该栏目数据出现的问题最多，是导致资产负债表不平衡的主要原因。
　　7. 存货项目取数公式设置不完整。如果是用户自己编制取数公式，一定要注意存货项目取数公式设置的完整性，存货项目包括的内容多，涉及的核算账户也多，容易造成遗漏。例如，“生产成本”虽然是成本类账户，因其月末余额为存货中的在产品，因此属于存货项目包括内容。不经常发生的业务容易遗漏，如“受托代销商品”科目余额容易遗漏。调整类账户余额也容易遗漏，如“材料成本差异”、“商品进销差价”、“受托代销商品款”、“存货跌价准备”等。
　　8. 有关资产项目和负债项目的账面价值中涉及抵减项的，公式设置容易出现问题。注意检查与应收和预付款项有关的坏账准备、与固定资产有关的累计折旧、与无形资产有关的累计摊销、与有关资产相关的减值准备、与长期应收款项有关的未实现融资收益和坏账准备、与长期应付款有关的未确认融资费用，在取数公式设置时都不要遗漏。

　　三、结论
　　1. 正确编制利润表的基本要点。①清楚利润表与期间账务数据(发生额)的对应关系，对账表之间的数据流向有敏感性，以便把握利润表编制时机及其相应的公式设计。②如果在期间损益账户结转本年利润账户之前编制利润表，利用净发生额函数JE或期末余额函数QM可以实现利润表的正确编制。③如果在期间损益账户结转本年利润账户之后编制利润表，利用条件发生函数TFS可以实现利润表的正确编制。
　　2. 正确编制资产负债表的基本要点。①清楚资产负债表和期末账务数据的对应关系，对账表之间的数据流向有敏感性。由于资产负债表涉及项目较多，因此取数公式设置要考虑发展性要求，不能只顾满足眼前编制需要，否则，一旦发生新业务，在报表取数公式设置没有及时跟进的情况下，容易发生数据遗漏的错误。②关注所有记账凭证是否全部记账，只有所有凭证记账以后才能编制资产负债表。③关注制造费用、待处理财产损溢、期间损益等账户是否存在余额，只有这些账户结转无余额后才能编制资产负债表。④逐一检查报表中所有填列项目的取数公式，查验取数公式设置是否完整、无误。
　　3. 善用系统内置的报表模板。软件开发商提供的报表编制模板只是为用户提供一定的便利，并不能满足所有企业的所有要求。用户只有对软件处理数据的流程有了全面和系统的认识，才能保证报表的正确编制，快速应对所发生的各种问题。

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