选择ERP软件时应避免的5大错误

2016-4-7 0:0:0　wondial

选择ERP软件时应避免的5大错误

　　摘要：爱普瑞斯首席顾问张纯女士根据其多年的信息化经验, 提出选择ERP软件时应避免的5大错误，助力甲方企业更好开展系统选型：1.不了解企业对ERP软件的真正需求 2. 没有意识到企业业务需求的独特性; 3.没有挑选最适合企业的ERP软件供应商4. 不重视ERP软件的安装实施5. 没有从企业长远发展的角度挑选ERP软件

　　 • 1. 不了解企业对ERP软件的真正需求

　　在选择解决方案前，您必须花时间了解企业真正需要的是什么样的软件。首先，要决定您需要的是全面整合的ERP系统，还是具有单项优势的软件。这取决于您希望解决什么样的业务瓶颈及问题，或是您要通过软件赢得什么样的商业机遇及竞争力，当然，这同时也取决于企业的具体规模与部门结构。例如，对一家中型规模的企业而言，采购预算有限，企业内部能提供的相应资源也有限，那么您很可能需要一套具有全面整合功能的ERP软件系统，因为这类软件系统能够帮助企业在投入更低成本和更少资源的同时，大大简化业务处理流程、高效提升生产力。

　　同时，让我们也来看看具备单项优势的软件对企业意味着什么。要安装及使用此类软件，您需要掌握业务流程中每一套应用程序的业务规则和数据库构造。这是因为，所有的独立软件要一致运行，才能保证整个业务运营流程中的数据连贯一致且准确无误。然而，创建不同系统间的数据对接，通常需要各个部门的大量协同作业，如果企业还没有准备好足够的人力、物力和财力来应对这一局面，那么一套全面整合的ERP软件系统才是您的最佳选择。

　　在爱普瑞斯26年的发展历程中，遇到过很多中型企业客户，最初这些企业往往都已经在使用一套独立的软件系统，如财务、仓库或销售管理系统等，但随着公司业务的不断发展，功能单一的独立系统无法满足公司运营需要。这时候，大部分管理者希望对原有系统进行“加固”，即增加另外一些独立的系统以满足眼前的需求。然而普遍的结果却是，多个独立系统的共存，不仅没有为企业节省成本，反而成为管理的负担。当在使用多个独立系统出现问题时，要与多个不同供应商周旋，在他们的客户支持中找到最合适的解决方案，通常耗时耗力。而采用爱普瑞斯高度整合的ERP系统后，实现了业务运作自动化，改善了对供应链实时信息的掌控和管理，最终帮助客户提高生产率和盈利水平。

　　一般说来，一套全面整合的ERP解决方案的总体拥有成本（TCO）低于单项软件。使用多个独立的单项软件，通常会大幅提高整体的用户许可使用费和安装实施成本，更不用说会降低整体运营效率。单项软件也不能保证版本永不被快速发展的IT领域淘汰，而版本过时会导致日后更多的额外花费。

　　综合而论，最适合中型企业的ERP软件通常是全面整合的ERP软件。当然，这一整套解决方案必须能够满足公司绝大部分的主要业务需求，从而公司无须额外进行单个功能定制。要找到这样的解决方案，您只要选择一位积累了丰富行业经验的合作伙伴，这样的合作伙伴会对您的行业特殊需求了如指掌，能提供给您充份满足主要业务需求的软件解决方案。

　　• 2. 没有意识到企业业务需求的独特性

　　每个行业都有其行业独特性。如果使用的软件缺少行业特定功能，通常会导致ERP软件安装实施无法顺利完成。通用的“大众化”解决方案通常服务于许多不同的行业，但当您希望它能配合您独特的业务模式及公司内部其他系统使用时，您不得不花费大量的资金对它进行许多个性化定制。另外，您可能会被此类“大众化”解决方案最初较低的软件初装费和初始维护费用所吸引，但值得注意的是，当您真正开始使用这类软件之后，您会发现软件最终的实际运营成本远比预期成本高的多，这是因为您不得不支付后期高额的个性化定制费用，以及因太多个性化定制而带来的软件升级费用和日常维护费用，同时，软件的安装实施周期也会因太多的定制而一再拖延，从而将大大降低并延迟您的总体投资回报率。

　　挑选软件时，一定要避免选择那些阻碍企业业务发展的系统。相反地，您所选择的解决方案应该是为企业及所属行业专门设计的，您的软件供应商应该和您一样对您所属的行业了如指掌，这样他才能更好地为您提供专业化建议及解决方案。挑选到适合企业的解决方案，将有助于企业在降低运营成本的同时，提升业务营运效率，从而实现企业盈利的最大化以及资本投资的高效回报率。

　　爱普瑞斯曾经服务过一家中型北美家具进口商，该客户寻找的ERP解决方案，必须对市场需求和采购计划具有准确的预测和规划，除了可根据零售客户要求调整可用库存外，还需要跟踪和管理来自海外的集装箱和货运信息。这是典型的分销业务需求，大多数大众化ERP软件需要进行二次开发才能实现这些特定的功能。而爱普瑞斯长期专注于研究分销行业特性，系统内已拥有了完整的需求规划与采购、商品进出口管理模块，能够帮助客户优化业务处理流程，实现从需求规划到仓储物流的整合化运营管理，确保提供实时信息的访问和读取渠道。这正是客户跟踪和管理业务运营所需要的。该客户最近已经将爱普瑞斯系统升级至最新版本，以使用其中的最新功能，包括有效完善提单和分拣需求的功能，以及自动化的仓库分拣警报功能等。

　　• 3. 没有挑选最适合企业的ERP软件供应商

　　购买ERP软件时，您需要选择适合企业需求的软件供应商，这将从根本上决定软件的安装实施能否顺利完成。成功安装适合企业的软件，能够为企业营运锦上添花；而那些无法满足企业业务需求的软件安装，多以失败告终。选择软件供应商时最常见的错误之一，就是选择了不了解自己企业业务运营的ERP软件供应商。决策者们通常会被“大品牌”概念所误导，认为选择大品牌的软件即可收到较高的投资回报率（ROI）。然而，大多数大品牌软件供应商因为涉及的业务层面太过广泛，而无法为特定行业提供专业化的行业知识。选择ERP软件时，要避免让自己陷入这样一种困境：需要给软件合作伙伴做关于您业务运营流程的普及教育。企业应该选择的是一个已经对企业所属行业具有深入了解的合作伙伴,这样将达到事半功倍的效果，有助于更快地开展业务、更好地扩大成本效益、更有效地使用ERP软件解决方案。而大众化软件的中间代理商却需要先学习了解您的业务运营流程，然后在大众化标准软件的基础上给您做客户定制来满足您的独特业务需求，最终会大大提高了您的成本开销。综合而论，您需要选择的是已使用行业最佳实践方案的合作伙伴，而不是只能提供无行业针对性、大众化业务流程处理方案的供应商。

　　挑选软件供应商时，还要尽量避免选择不与时俱进的供应商。相反，您选择的软件供应商应该相当了解您所属的行业，并且深知行业的未来发展趋势。您的软件供应商应该非常熟悉新的行业标准，能够将相关的处理程序纳入标准的ERP软件解决方案中，以满足类似于RFID等的行业合规需求。此外，您要确保所选择的ERP软件供应商提供的解决方案包含所有满足企业独特需求的必需模块，如EDI、RFID和扣款管理模块等。

　　从一开始挑选ERP软件，您就必须计划挑选一个值得长期保持合作伙伴关系的ERP软件合作商。这样的合作商要能够与您的企业携手并进，让您可以持续拓展业务。同样的，您挑选的软件供应商也应该同样怀抱着与您建立长期合作伙伴关系的信念，这样，它才能提供专业的商业解决方案和增值服务，比如反馈迅速的产品客户支持、持续不断的产品版本发布，以及提供如在线电子公告牌及客户会议等不同形式的用户论坛。

　　• 4. 不重视ERP软件的安装实施

　　在ERP软件安装实施过程中常见的问题之一是缺少为客户专门配备的项目经理。多数情况下，软件成功安装实施需要一位为客户专门配备的项目经理将自己80-90%的工作时间全部投入在该项目上，他的工作职责在于简化程序实施、控制事态发展。作为企业而言，之所以投入大量的资金与时间来安装实施一套软件系统，是希望能看到所有投入换来业务绩效的明显提升。一个对于企业而言如此庞大而有意义的项目，难道不值得为其专门配备一位项目经理以保证整套系统实施安装的顺利完成吗？！

　　另外一个关于企业无法成功安装实施软件的常见原因是，软件安装缺乏公司高层的支持。在实施软件的过程中，公司总裁或其他高级主管也应参与其中。参与并不意味着需要他们主导项目的日常作业——这些是项目经理的职责所在，总裁或高级主管应更多地参与项目进程会议，与项目经理共同探讨软件的安装实施进程。公司高层的鼎力支持可以使得软件的安装实施过程更加顺利地进行。

　　除此之外，影响ERP软件系统无法成功安装实施的另一个常见错误是，企业的业务职能部门不愿意接受或探究新的发展变化。如果企业乐于接受有利于改善其业务处理流程的新想法和新概念，这将对ERP软件的成功安装实施起到推波助澜的作用，有助于企业长期地从新系统中获益。一个好的ERP软件合作伙伴，不仅能为您提供一套助您实现主要业务目标的软件系统，而且能够给您提供行业最佳实践经验的建议和引领，让您更好地经营业务。

　　在软件安装实施完成时不对整套业务处理流程进行整理归档，是又一个软件实施的常见错误。在实施过程中，为每一个部门把实施流程和业务处理流程进行书面归档，这将有利于企业在软件安装实施的培训和过渡期间，能同时最大限度地开发潜力、正常开展日常业务。此外，在实施过程中，如果有人员离职或公司内部职位变更，手头的书面文档即可作为培训材料，接任者可以凭借此类文档很快熟悉工作职责，更有效地完成工作。

　　另外，不要以为单靠软件供应商在软件安装初期对员工的培训就能满足员工日后的日常工作需求，这个错误观念同样会导致ERP软件安装运行的失败。在软件安装实施后，员工仍需要继续接受培训，书面文档也可用作辅助性培训材料。一旦新系统上线，持续跟进地对企业内操作软件的员工进行培训是很重要的，每次培训时间可以间隔4个月、6个月或8个月。通过这样的培训，企业能够及时发现某些在软件初装时中可有可无的应用程序，在企业日益发展的业务需求面前，显得越来越重要。

　　全面周全的软件测试是ERP 软件安装实施过程中容易被疏忽的一个重要步骤。在软件上线前，让公司内各个部门的软件用户通过真实数据对所有应用程序进行软件测试是很必要的，这样才能找出业务处理流程中可能出现的问题以及双方对企业需求和解决方案的误解。及时在软件上线前的测试过程中将这类问题找出来，软件供应商就能够通过做简单的程序更改将问题解决。为了将问题的发生几率降至最低，并且让新ERP系统发挥出对企业的最大贡献，在正式投入使用软件前，全面细致地测试您的所有数据、程序和处理流程是至关重要的。

　　• 5. 没有从企业长远发展的角度挑选ERP软件

　　选择ERP软件时，要理清楚成本投入与期望产出值之间的关系——永远记得，软件投资是为了改善和提升业务运营状况。因此，大量资金成本的投入是必不可少的，但关键还在于选对合适的ERP软件和合作伙伴。只有这样，您的软件安装实施才能快速高效，并且在安装实施后给您带来更高的投资回报率（ROI）和更低的总体拥有成本（TCO）。当然，无论是在生活还是工作中，人们都希望买东西时花出去的成本是最低的，都喜欢讨价还价。然而，对于ERP软件，成本较低的解决方案往往意味着后期更高金额资本的投入。因此，在对比多家软件报价时，如果您发现有一家软件供应商的报价远远低于其他家，请考虑清楚天上会有馅儿饼掉吗。

　　这样的软件供应商通常无法提供与其他候选供应商功能收益相当的软件系统。选择这样的软件系统，您会发现在软件安装实施后，却没有最基本的应用工具来帮助您管理开展日常业务。此外，还有一些高折扣的软件系统提供的解决方案缺乏灵活性，很难帮助您满足客户和业务的独特需求。如果选择此类软件供应商，日后您可能要花费大量的额外资金，比如用于软件升级乃至时间不久就替换整套系统，来满足您灵活的业务需求。最终，您会发现这样的软件投资成本反倒被大大增加了。

　　比较供应商成本时，请相信您的直觉和良好的商业判断力。选择能够帮助您运营业务的应用程序，助您实现企业的主要战略目标。控制预算固然重要，但要了解清楚软件投资后的发展前景以及您的投资回报比。仓促地选择成本最低的ERP软件或解决方案，可能会带来日后隐性成本的增加，延误削减了您的业务投资回报率（ROI）。

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推动企业空间进一步与业务系统整合，提升企业社交价值，帮助伙伴聚合更多用户。
此次打通之后，在功能上，用友超客已经实现U8+ ERP中单据审批、财务报表、业务报表、请假、薪资查询等ERP应用的集成，后续还会有打卡、考勤、表单等应用。对于U8+用户来说，可以直接从企业空间直接进行相关操作，未来这一便利也将会拓展到U8+和企业空间的所有用户。值得一提的是，这些应用都是“可插拔”模式，用户可以自主选配适合自己的应用，不会出现产品臃肿的现象。
从企业管理的角度来说，社交化U8+云服务实现了扁平化沟通、实时化协同、移动化业务、社交化经营，让组织更加智慧、让协作更加高效、让管理更加便捷，企业移动业务得以升华，达到新境界。
构建企业应用入口，内部先行
事实上，用友超客企业空间研发之初，便已确定了企业应用入口的定位，并早已为伙伴集成做了充足的准备。企业空间基于自身的Ybase平台快速开发构建各类社交型SaaS应用与服务，同时通过OPEN API开放接口集成外部应用，能够做到平台上应用的深入整合，保证后台数据的网状协同。
在这样的准备下，企业空间在平台的路上已经取得了斐然的进展，用友集团体系下的嘟嘟通话、微超客、畅捷支付，外部的超客头条、超跑等应用都已经完成与企业空间的整合。此次与U8+联合发布社交化U8+云服务产品，更是一次大规模的整合，为企业空间的平台之路树立了一项里程碑。
据悉，之所以选择与U8+集成，首先是用友超客考虑到企业客户对于打通ERP数据的迫切需求。经过多年的发展，ERP已经融入企业管理的血脉之中，但反观企业应用市场，定位于企业应用入口、企业应用平台的产品尚未有一家完成ERP的打通。
其次，U8+作为中国历史上最优秀的ERP产品，目前面向的60万中大型企业用户，代表了中国企业的中坚力量。小企业考虑的是生存，能用即用，大企业因为企业需求，更多会选择私有云部署，而U8客户代表的这类企业是信息化发展最快，也是最能接受新事务的力量。
其三，U8+一直致力于帮助企业实现产业链协同，拓展企业社交化应用，推进企业经营管理模式变革，与用友超客的理念不谋而合。二者联手，也将为了共同的目标而努力。
其四，用友超客和用友优普U8+同属用友集团旗下，内部联手降低整合难度，利于全面的打通。同时，用友超客与用友优普原本即是一体，两方团队有着非常好的协同和合作基础。
联手U8+，只是用友超客企业应用入口道路上的第一步，未来还将会有更多产品加入进来，用友超客将以完全开放的心态，联手伙伴推进中国商业管理变革。

顾家家居携手用友iUAP Mobile 探索移动化变革

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“互联网+”并不是“互联网+传统企业”，而应该是“传统企业+互联网”。家居行业同样如此，通过互联网来创新发展模式，已成为寻求增长的大方向。顾家家居，专业从事客厅及卧室家居产品的研究、开发、生产与销售，为全球家庭提供健康、舒适、环保的客厅及卧室家居产品。目前，顾家家居产品远销世界120余个国家和地区，在国内外拥有超过2800余家品牌专卖店,为全球家庭提供高品质的产品和服务。
在这个互联网的时代中，酒香也怕巷子深。顾家家居之所以能够享誉全球，跟他们的营销理念，以及在信息化方面的不断探索是分不开的。顾家家居从2011年开始试水电商；2013年合并线上线下营销，尝试O2O；2014年又提出“终端再造”的概念，来优化线上线下的经销体系。
可以看出，顾家家居对融合互联网的创新一直在探索。2015年，顾家家居决定开拓移动端，探索移动化变革！在移动端做什么呢？别以为仅仅做个支付功能。其实可以做的事情还很多。比如，通过移动端来梳理营销渠道，对市场和销售状态进行实时管控和分析，快速响应客户。
顾家家居在电商和营销层面已经打好了基础，这些都是为了更好的服务客户，争取更多市场空间。通过各种互联网手段将产品卖出去后，你是否知道都卖给了谁？什么产品好评度最高？哪个区域的销量最好？这是顾家家居希望知道的。
现在很多企业并没有像顾家家居一样，先抛出问题，再解决问题，而是为了移动化而移动化。往往会采用局限性、碎片化的移动部署方式，如此导致移动应用所产生的数据无法交互和共享，数据难以充分挖掘。顾家家居的选择截然不同，他们首先清晰了解移动化会带来的价值，所以从业务和技术两方面入手去选择移动化产品。顾家家居决定用移动平台来开发应用，在一个平台上，分阶段的去构建多种业务应用；从技术角度来看，需要开放的、可扩展的、支持异构数据和系统的、架构稳定的平台。经过多重考虑，顾家家居最终选择了用友iUAP Mobile移动平台。用友iUAP Mobile从技术上采用交叉编译的方式实现跨平台开发，仅开发一次就可生成不同终端应用，还保持了原生的性能和体验；iUAP Mobile具有很好的开放性和兼容性，可以实现跨平台应用的集成，包括不同移动端应用，以及PC端与移动端应用的整合。使顾家家居的APP与原有PC的业务数据得到很好融合；另外，iUAP Mobile具备良好的安全性，提供了完整的安全机制，涵盖设备端、服务器端、通讯、数据等安全，可以完全融入企业或组织现有的信息安全框架。之前，顾家家居在运营管理过程中，发现经销商门户虽然覆盖到一级经销单，但核心的经销商库存数据无法获取，系统无法覆盖到终端，会员数据目前仅限于核心的VIP静态资料，市场活动数据执行缺少信息支撑，团队管理仍停留在手工状态等一系列问题。
顾家家居通过用友iUAP的开发和顾问团队深入讨论，先从整合和分析各营销渠道数据开始。以此进行营销渠道的整体管控，以及实时把握商机。
顾家家居APP界面
第一，开发移动营销管理功能，将营销管理向终端渠道延伸，以此构建整体营销管控体系。在这里面，顾家家居可以宏观掌控销售终端的动向、布局、市场策略、竞品市场促销动向等。将全国的销售资源进行整合。实现销售商机透明，规范销售管理，有利于业务统一开展。
第二，渠道营销数据进入APP后，可以将这些数据与其它业务系统数据共享，加快数据的流转。同时对采集的数据进行深度分析，为企业决策提供有效支持，辅助快速决策。后台可以按沙发、床垫等产品品类，统计出每个品牌的销量、产品流向、顾客评价、退单量等，并排出精准的名次，还可通过信息系统的优化，将众多城市发生的庞大而繁杂的数据进行归类、交叉对比和分项统计，形成有用信息，从而指导企业依据消费者需求调整生产和营销方式。
第三，iUAP Mobile提供了位置服务，顾家家居可以基于各地经销商的实时位置，进行内部服务资源调配，提高客户响应速度。
顾家家居相关负责人表示，互联网+家居将为传统的家居行业带来一片新的蓝海。而移动互联网为家居行业带来了更多创新动力。通过移动化，将移动端的大数据进行充分运用，可以更加有效的对供应链、产品开发、线上引流等进行引导，提高移动平台的业务价值。
顾家家居的互联网化过程是一个进化的过程，企业只要清晰认识到自己的业务需求，并找到一个开发、可扩展、以业务为中心的互联网平台产品，那就可以不断提高运营效率、轻松应对互联网时代的消费需求。