巧用内部牵制落实内部控制
2016-2-15 0:0:0 wondial巧用内部牵制落实内部控制
巧用内部牵制落实内部控制 在内部控制的实施过程中,企业必须进行内部控制改造。说起将内控落到实处的内部牵制工作,高速公路类上市公司的张总和烟草企业的罗总各有各的心得。
内部控制牵制通常可以分为两种:分离式牵制和合作式牵制。
在内部控制建设中,罗总很重视分离式牵制。
在自身企业的物资管理方面,物资是按属性和类别分属于供应部、设备部、基建部、办公室等多个部门分散采购和管理的。
罗总所在公司有6个部门负责物资采购与管理工作:供应处负责采购钢材、配套、五金、工具、燃料;基建处负责采购建材、劳保用品和文具等;设备处负责采购有关设备、元器件、模具、备件外协等;生产处负责部分外购零部件和生产外协加工以及包装材料的采购;质检处负责计量器具的采购;计划处也负责部分外购商品采购。对应这6个部门设置有11个物资仓库分散保管。实际上,其中任何一个部门都是集采购管理、采购行为的实施和仓储保管三种功能活动于一体,很难实现有效的内部牵制,因此,为有效实现内部控制,罗总推进了2项重要措施。
一是建立以控制结构为核心的工作管理体系,注重岗位分设与部门分置,注重权限体系的内部控制系统。在岗位分设与部门 分置方面,考虑到控制的人工成本、管理与协调成本等,罗总的内部实践中奉行岗位分设优先的原则,将关键的不相容活动需要通过部门分置的办法来实现牵制,如物流(或业务流)与资金流的分离。在权限体系方面,利用公司或集体的决策机构和职能部门对下属机构的垂直层级关系,实现公司资金流的有效管理。
二是注重建立基于物流、资金流、信息流的三流控制体系。在内部控制实施前,罗总的公司销售部门一揽子承包销售额、销售费用和货款回笼,在这种控制环境下,物流是营销部门管理的,资金是由财务部门实际收取的。收款与付款的权责安排中,财务部门实际上只是扮演了记录员的角色,实际的收款权力与责任还是由营销部门或人员来执行和承担,物流与资金流合二为一了,有悖于内部牵制。公司的采购管理中也有物流与资金流融合的情 形。在信息流方面,会计记录以外的业务记录常常是由物流活动的执行者来完成的,尚未体现物流与信息流的分离。为了有效解决这些问题,罗总大力推进内部控制管理建设,建立独立于销售、采购和物流部门的资金风险监控部门,使物流、资金流、信息流都能够通过这个独立的部门实现分离,取得了良好的效果。
与罗总不同,张总很重视合作式牵制,在内部控制建设过程中,张总的企业注重在重大问题或事项方面实现合作式牵制,比如集体提供决策、2人共同采购等。为了有效控制风险,张总积极组织内部机构开展会审、会签、协助等合作式牵制工作。
在重大项目上,张总建立会审机制。该机制分为参谋性会审和决策性会审2种类型。决策前,通过参谋性会审引入各种专家,对项目的风险和实施方案进行评估,决策过程采取管理层会审,综合考虑项目实施的配合、协调,便于工作开展。
同时,重要事项采取会签机制。基于牵制的需要,业务全过程中涉及的不相容机制体现出来,而围绕该业务的合同或协议的条款往往又是覆盖业务全过程及各种形态和权能的,这就需要在分离的基础上实现再合作,以有效、完整地控制合同条款风险。
此外,张总还非常重视日常工作的多部门协助。对具体工作开展三流分离后,张总推动公司 内部根据业务性质确定主办部门与协办部门。在具体业务活动过程中,需要主办与协办合作完成。
双方的合作可以在不同程序上实现,但更多的是在同一程序上实现。比如投资业务,如企业设置有专门的投资发展部,则该部门就是投资业务的主办部门,而投资方案的起草,就可以采取投资发展部牵头,起协办作用的财务部、技术部、市场部等参与,共同组织起草或讨论的方式进行,这样便在主办与协办以及协办之间形成了制约关系。
在实施过程中,合作式牵制的效果取决于参与合作的人的能力与责任心,也与企业文化传统有关。例如:在合作中有等级差异时,有些等级或权限高的部门会因为位高权重,而降低合作牵制的效果;不管合作者是否存在等级差异,面子文化都会降低合作牵制的预期。
笔者给两位老总提供了一个综合的建议。在内部控制建设和实施的过程中,利用控制结构与内部牵制实现有效控制是内控真正落地的重要解决方式,首先要考虑控制结构的有效性,能够实现决策、执行、监督的三位分离,在此基础上,基于流程和部门结构认真设计物流、资金流、信息流的三流分离或多部门合作的工作组织方案,并根据各项工作实际操作人的能力,才能使内部控制真正兼顾企业的实际情况,将每项工作的控制落到实处。
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