采购业务内部控制设计实务
2019-4-9 8:0:0 wondial采购业务内部控制设计实务
采购业务内部控制设计实务采购业务内部控制设计，是采购业务内部控制建设的首要环节，是构建采购业务内部控制体系的基础。目前，业内对采购业务内部控制设计的概念还没有统一的定义。中天恒3C框架认为，采购业务内部控制设计，是在遵循国家和企业采购业务相关法规制度的基础上，以国家监管部门制定的内部控制规范及其应用指引为依据，结合企业的采购业务实际情况，用系统控制的技术和方法，构建企业采购业务内部控制体系的动态过程。
采购业务内部控制的基本流程
采购，是指企业购买物资(或接受劳务)并支付款项等的相关活动。一般来说，采购业务主要是指企业外购商品并支付价款的行为。按照业务处理流程，采购与付款业务可以分为请购、订购、验收、储存、退货和折让、付款凭单、记录负债、付款等控制环节。
企业应认真学习领会《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》等法律法规的精神实质和原则要求，并以此为起点构建和实施采购业务内部控制。
采购业务流程涉及编制需求计划和采购计划、采购申请、选择供应商、确定采购价格、订立框架协议或采购合同、管理供应过程、验收、退货、付款、会计控制等基本流程。
采购业务内部控制设计是个复杂的系统工程，基本流程包括设计准备、设计实施、试行及完善等。中天恒认为，描述现状、风险评估、设计控制是内部控制设计流程的高度概括，也是采购业务内部控制设计的三个关键方面。不过，根据采购业务内部控制设计操作需要，在基本流程的基础上，还要有多层次具体的流程，每个具体流程中需明确工作内容、方法、步骤以及相应的表单等，突出采购业务内控设计的特色。
当然，采购业务复杂多样，采购业务内部管理制度、业务流程千差万别，因此，对采购业务的内部控制设计在总体上应体现指引的要求，在具体的业务流程的设计上要体现不同企业采购业务的自身特点。
采购常常是经营管理中薄弱的一环，也最容易滋生“暗箱操作”、以权谋私、弄虚作假、舍贱求贵、以次充好、收受回扣等风险;同时最容易产生“跑、冒、滴、漏”，积压浪费。因此，通过对采购与付款全过程监控，加强对物资采购业务内部控制，对促进合理采购、满足生产经营需要、防范采购风险具有重要的意义。
描述现状
描述现状，就是整理描述采购业务方面的内部管理制度或相关文件，梳理采购业务的现状以及业务流程，编制采购业务内部管理制度或相关文件情况表、采购业务流程目录、绘制采购业务流程图等采购业务内部控制设计的基础性工作。
1、梳理描述制度文件。一般而言，企业不论大小，都会有采购业务管理制度或文件。对企业采购业务进行内部控制的设计者必须认真梳理，重点关注有无采购业务方面的相关制度，是否完善、是否执行;有无具体可控的操作文件或表单等。
2、梳理描述现状业务流程。分析企业采购业务现行的流程到底怎么样，包括哪些环节，是否能有效控制资金活动风险，并要将企业采购业务方面的现状业务流程用图表的形式描绘出来。
3、确定业务流程目录。
在梳理企业采购业务管理制度和业务流程现状的基础上，内部控制设计者应根据内部控制设计的要求，编制采购业务流程目录，绘制采购业务流程图。
本阶段采购业务内部控制设计工作成果是，形成《采购业务内部管理制度或相关文件情况表》、《采购业务流程目录》、《采购业务业务流程图》等。
风险评估
采购业务风险评估的基本程序为：识别采购业务风险，并进行具体描述;分析采购业务风险，编制采购业务风险分析表;评价采购业务风险，编制采购业务风险评价表;确定采购业务风险应对策略;提出采购业务重大风险解决方案。在实践中，采购业务风险分析及评价是合在一起进行的。此外，采购业务重大风险解决方案要看企业的需要，也可在采购业务内控设计完成后单独进行。
1、识别并描述风险。评估采购业务风险，首先要把采购业务的具体风险识别出来，然后整理出整体层面的风险。采购业务具体风险是多种多样的，因企业的不同而有所不同。
在采购业务内部控制构建与实施过程中，企业应根据内部控制应用指引中有关采购业务风险的提示，结合采购业务的实际情况，识别并具体描述采购业务方面存在的风险，以便完善采购业务的内部控制，以有效地控制采购业务风险。
2、分析风险。采购业务风险分析的内容很多，一般应从成因和结果两个方面进行，并编制采购业务风险分析表。
3、评价风险。采购业务风险评价应从可能性和影响程度两个维度进行，根据评价结果进行风险排序、划分风险等级，并编制采购业务风险评价表。
4、选择风险应对策略。采购业务风险应对是根据风险评价的结果，针对不同等级风险选择采购业务风险应对策略的过程。不同等级的采购业务风险采取的应对策略不一样，一般有规避、降低、转移、接受等策略。不论选择哪种策略应对采购业务风险，都需要编制采购业务风险应对表。
5、编制采购业务风险数据库或风险图谱。依据采购业务风险评估的结果编制采购业务层面的风险数据库或绘制风险图谱。采购业务层面数据库基本要素包括业务流程、风险描述、风险分析、风险排序、应对策略、剩余风险等，同时也可以加上内部控制设计完成后的控制措施、控制部门或岗位等。
本阶段采购业务内部控制设计工作成果是，形成《采购业务风险及其描述表》、《采购业务整体层面风险清单》、《采购业务风险分析表》、《采购业务风险评价表》、《采购业务风险应对策略表》、《采购业务风险解决方案》等。
采购业务内控设计
设计采购业务内部控制，就是在评估采购业务风险的基础上，对采购业务内部控制进行设计的过程，是采购业务内部控制设计的关键环节。采购业务内部控制设计基本程序包括：确定采购业务关键控制;明确采购业务控制目标;提出采购业务控制措施;设计采购业务控制证据;完善采购业务相关制度;绘制采购业务控制流程图;编制采购业务控制矩阵。
1、设计关键控制点。企业在构建与实施采购业务内部控制过程中，要针对采购业务风险评估的结果，确定采购业务的一般控制点和关键控制点，并编制采购业务控制要点表。
一般来说，采购业务的关键控制点至少应当包括请购、审批、购买、验收、付款等环节。但并非关键控制点越多越好。
2、设计控制目标。采购业务控制目标就是要保证采购业务合法、安全、有效、可靠，从而有效控制可能发生的库存短缺或积压致企业生产停滞或资源浪费;采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈;采购物资、资金损失或信用受损等方面的风险。实际工作中，采购业务内部控制目标应根据识别出来的采购业务可能存在的具体风险来设计，不能固定化、模式化。一般来说，采购业务内部控制目标包括：规范实物资产管理，杜绝舞弊发生;安全、科学的保管使用实物资产，防止发生非正常减损;物资储存科学、合理，防止损失浪费;保证采购业务符合国家法律法规等。
3、设计控制措施。企业在构建与实施采购业务内部控制过程中，要强化对采购业务控制点，尤其是关键控制点的风险控制，并采取相应的控制措施。采购业务内部控制措施要与采购业务相融合，并嵌入到采购业务流程当中。企业应当结合实际情况，全面梳理采购业务流程，完善采购业务相关管理制度，统筹安排采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限，按照规定的审批权限和程序办理采购业务，建立价格监督机制，定期检查和评价采购过程中的薄弱环节，采取有效控制措施，确保物资采购满足企业生产经营需要。
4、设计控制证据。为了保证采购业务制度能够有效实施，企业需要制定必要的表单，为采购业务流程留下控制证据。采购业务的相关表单很多，包括物资采购申请单、请购单、采购计划、采购合同、价格申报单、采购发票、运费单、检验报告单、入库单、退货单、付款凭单、转账凭证、应付账款明细账、材料采购明细账、对账单等。
5、优化控制制度。采购业务管理控制制度不是独立建立一套新的制度，而是将内部控制思想嵌入到采购业务制度中去。采购业务制度应制定多少个、内容包括哪些，这因企业的不同而不同。从务实的角度考虑，采购业务制度不宜越多越好，可制定一个统一的采购业务理制度，内容至少应明确请购、审批、购买、验收、付款等环节的职责和审批权限。
6、绘制控制流程图。采购业务内部控制流程图大多是一般业务流程图，未标注采购业务风险点和控制点。中天恒3C框架主张采购业务控制流程图要根据采购业务流程、风险点、控制点及其相关的控制措施，结合具体单位的实际情况来绘制。特别要强调的是应把采购业务内部控制流程和采购业务流程整合在一起，并在图上标示风险点和控制点。
7、编制控制矩阵。采购业务控制矩阵是对采购业务流程图中风险点、控制措施和控制证据等的详细说明与描述，是采购业务内部控制设计结果的集中体现，也是企业内部控制管理手册重要的组成部分。
本阶段设计工作成果是编制《采购业务控制控制要点及关键控制表》、《采购业务内部控制目标表》、《采购业务内部控制措施表》、《采购业务控制证据表》、《采购业务制度完善建议表》、《采购业务控制流程图》、《采购业务控制矩阵》等。
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